¡Enviar las invitaciones, preparar la logística, decorar el lugar y definir el catering son algunos de los preparativos que debes tener en cuenta para la planeación de tu evento!

Definir la fecha y calcular el tiempo que vas a necesitar para organizar una fiesta, es un factor que sin duda alguna impactará el resto de las decisiones. ¡Ahora bien!, ¿Cuánto tiempo necesitas? Eso es muy relativo y depende del tipo de fiesta. Si tienes una megafiesta y esperas alrededor de 500 invitados, te sugerimos iniciar la planeación con un año de antelación; para fiestas pequeñas en hoteles, discotecas u otros espacios es ideal contar con seis meses; y si por el contrario es una reunión pequeña dos meses de planeación es perfecto.

El número de invitados al evento determinará el lugar, el tipo de catering, el equipamiento audiovisual, los servicios de entretenimiento entre otros. Por ello es importante que hagas una lista en orden de confirmación, con aquellos asistentes que seguro irán y ten en cuenta que por lo regular el 10% de los invitados no asiste al evento.

Es importante la ubicación geográfica del lugar y las conexiones, no sólo porque facilita el desplazamiento de los invitados, sino porque ayudará en la producción y montaje del evento que, por supuesto alterará los gastos.

Dependiendo el tipo de evento que estés organizando, es probable que elijas una empresa especializada, sin embargo es importante que designes fechas de entrega y responsables únicos para cada tarea.

Primero suminístrale al responsable la información del evento, las características del salón y las necesidades de los comensales. Esto te arrojará una serie de opciones sobre las que podrás elegir de acuerdo a: el presupuesto, la calidad del producto, la decoración de la comida y el personal de cocina.

Más allá de la temática, la decoración es el canal para impresionar y focalizar la atención de tus invitados, por ello debes definir el objetivo y tema de la fiesta, generar una lluvia de ideas sobre los elementos que podrías incorporar, y por último distribuye la decoración para que todos los asistentes aprecien el montaje.

Para la organizar una fiesta debes analizar las características de la locación y realizar un plano para determinar la ubicación de los diferentes elementos. Luego define uno a uno la cantidad y características de las luces que vas a incorporar.

El sonido es el alma de la fiesta y aunque en la mayoría de los eventos, esta tarea es delegada a una empresa especializada, te compartimos algunas recomendaciones: Asegúrate de que el proveedor sea una empresa de calidad y con la capacidad de respuesta para el tipo de evento que estás planificando. Suminístrale los detalles para que pueda determinar las características técnicas de los equipos y confirmar que el personal contratado cumpla con la presentación que deseas.

Reúnete con el DJ, animador y músicos, para brindarles información de primera mano sobre la temática del evento, las edades y características generales de los invitados para los que estas organizando la fiesta o evento.

Aun cuando hayas planeado todos los detalles y tengas el control de la logística, es importante que estés dispuesta/o a resolver los imprevistos, en donde lo más importante es que tus invitados no lo noten y sobre todo que se diviertan.