A la hora de organizar un evento corporativo, es imprescindible asignar el presupuesto que se necesita para lograr transmitir o comunicar el mensaje que deseas.

Este proceso puede partir de la producción que deseas tener en el evento, es decir que el presupuesto dependa del tipo de evento, o por el contrario ajustar la producción al presupuesto que tengas. Sin embargo, en los dos casos debes tener en cuenta los gastos fijos, los gastos variables y un rubro para imprevistos.

Los gastos fijos representan los servicios o productos que se requieren independientemente de la cantidad de invitados, mientras que los gastos variables dependen del número de asistentes.

Es importante que antes de iniciar con la planeación presupuestal tengas claros los objetivos y el tipo de evento que vas a realizar, en otros términos en tener previo al presupuesto un brief, ya que esto te dará claridad en los ítems que debes incluir en la planeación financiera.

Una vez tengas claro el tipo de evento, los objetivos y el desarrollo del evento puedes proceder a listar los servicios o productos que vas a contratar, luego los agrupas por segmentos y finalmente determinas si son gastos fijos o variables.

• Lugar del evento ‘venue’
• Equipamiento técnico, audio, video, escenografía, ‘streaming’, equipos de traducción simultánea, etc.…
• Relaciones públicas y publicidad, diseño de piezas, difusión etc.…
• Producción, escenografía
• Agenda o programa del evento, staff de conferencistas, presentador etc…
• Servicio de catering
• Registro de asistentes, landing page, pasarela de pagos, acreditación de asistentes. etc…

Después de tener listado los servicios debes buscar los proveedores de cada ítem; ten en cuenta que entre menos proveedores tengas, más fácil será la comunicación y planeación, de manera que procura encontrar agencias o productoras que te brinden soluciones por segmento.

Posterior a ello realiza reuniones y solicita cotizaciones de posibles proveedores, es recomendable que cotices con dos o tres proveedores, para que tengas la opción de comparar tanto precio como calidad y servicio.

Es importante tener en cuenta que antes, durante e incluso después del evento se pueden presentar imprevistos que van a causar gastos, por ello es recomendable tener un monto extra que te permita desarrollar un plan de contingencia. Este valor puede estar entre un 10% o 15% del total del presupuesto.

Finalmente elige los proveedores que más se ajusten a tus necesidades y organiza la información en un documento que te permita condensar la información y calcular el total de los gastos.