Marzo de 2020, nos encontrábamos en Bucaramanga, Colombia, listos para el XL Congreso Nacional de Otorrinolaringología, junto a nuestro cliente ACORL, luego de varios meses de planificación. Este evento médico congregaba de forma presencial en 4 días a 300 asistentes, y una serie de expositores y panelistas de varias partes del mundo.

A la par que iniciamos el evento, a nivel mundial sucedía un fenómeno que impactaría el desarrollo de lo planificado, el SARS COV2 se estaba diseminando rápidamente y ya había llegado a América del Sur y Colombia no era la excepción.

En una atmósfera llena de incertidumbre surgieron muchos retos para Plataforma en la producción y puesta en marcha del evento que se volvió de presencial a híbrido en cuestión de horas y que de no haber podido implementarse en el corto plazo hubiera tenido que ser cancelado.

A pesar que aún no se habían dictado reglas de distanciamiento social, al tratarse de un evento médico, esto era algo que los asistentes tenían muy claro y se tuvo que acondicionar 8 salones para poder distribuir a todos los participantes.

En este caso, más allá de la disponibilidad del espacio, el reto era de carácter técnico pues se requería implementar en un corto tiempo pantallas, proyectores, y un sistema de circuito cerrado que permitiera a todas las salas poder recibir de manera correcta las ponencias.

Muchos de los Conferencistas y Panelistas cancelaron su presencia física por el cierre de aeropuertos y fronteras, entonces tuvimos que coordinar diferentes feeds de video conferencia en diferentes zonas horarias, lo que impactó directamente en el desarrollo de la agenda del evento que cambiaba minuto a minuto. De igual manera a nivel técnico fue necesario asegurar la disponibilidad y la continuidad de las transmisiones.

Si bien desde un inicio existía el requerimiento de un sistema de traducción simultánea, este recurso tuvo que potenciarse para garantizar el flujo y la interacción de moderadores, panelistas, expositores y la audiencia presencial.